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Medios y equipos de comunicación, recepción y despacho de la correspondencia

Tiempo estimado: 20 horas.

Esta Unidad de Trabajo es para el Módulo Profesional: Comunicación, archivo de la información y Operatoria de teclados.

Objetivos didácticos

Al finalizar la presente Unidad de Trabajo el alumno será capaz de:

– Identificar los medios y equipos de oficina utilizados habitualmente en la empresa.

– Describir las funciones de los medios y equipos de oficina utilizados habitualmente en la empresa para la elaboración y transmisión de documentación.

– Analizar las prestaciones de los equipos de oficina habituales en cuanto a facilidad de manejo y velocidad de proceso.

– Realizar supuesto prácticos de comunicaciones, transcritas a un teclado, presentándolas de forma correcta.

– Elegir el medio más adecuado para la elaboración y reproducción de información en su forma escrita.

– Valorar la importancia de la comunicación entre ordenadores.

– Analizar las semejanzas y diferencias existentes entre el correo electrónico y el postal.

– Apreciar la trascendencia de la organización en las tareas de recepción y expedición de la correspondencia.

– Realizar la apertura de la correspondencia que se recibe, teniendo las debidas precauciones para que no se extravíen o traspapelen los documentos.

– Llevar un registro de entrada y de salida de correspondencia.

– Relacionar los envíos recibidos con las distintas funciones que se realizan en el seno de la actividad empresarial.

– Llevar correctamente los registros de entrada y salida de fax.

Conceptos (contenidos soporte)

– Medios y equipos de comunicación, elaboración y transmisión de información y documentación escrita. Finalidad, uso y limitaciones de:

• Máquina de escribir eléctrica-electrónica.

• Ordenador.

• Fax.

– Evolución de los sistemas de comunicación: la telemática.

– Función, finalidad y aplicaciones en el campo de la administración y la gestión empresarial de:

• Modem.

• Correo electrónico.

• Telefax.

– El circuito interno de la correspondencia:

• Recepción.

• Despacho.

• Salida de la correspondencia.

• Circulación interior.

– Registros de correspondencia:

• Entrada.

• Salida.

– Relaciones interdisciplinares con otros Módulos del Ciclo:

• Aplicaciones informáticas.

Procedimientos (contenidos organizadores)

– Descripción de los medios y equipos de elaboración y transformación de información y documentación escrita.

– Descripción de los sistemas de comunicación y evaluación de su utilidad.

– Definición de organigramas de funcionamiento de la circulación de la correspondencia de la empresa.

– Proposición y análisis de las normas de registro de la correspondencia.

– Análisis de los diferentes clases de registro de correspondencia.

– Diseño de los circuitos de información interna en la empresa.

Actividades de enseñanza-aprendizaje

– Realización, con un procesador de textos, de comunicaciones escritas.

– En coordinación con el Módulo de Aplicaciones informáticas, realización de comunicaciones escritas utilizando los sistemas informáticos disponibles.

– Visitas a oficinas en las que los estudiantes puedan ver “in situ” cómo se desarrollan las tareas relacionadas con la manipulación de la correspondencia:

apertura, registro de entrada, fotocopiado de ciertos documentos, distribución, registro de salida, franqueo, etc. Consulta de los libros de registro reales.

– En supuestos planteados que presenten la organización departamental de diversas empresas definición, para cada una de ellas, de un sistema adecuado de circulación interna de la correspondencia y los registros necesarios.

– Facilidades diferentes comunicaciones recibidas y emitidas por una empresa, registro de las mismas en los libros correspondientes señalando, a partir del circuito diseñado en la actividad anterior, el destino que se debe dar a cada una de ellas.

Recursos (medios a utilizar)

Medios escritos:

– Libro de Texto.

– Bibliografía sobre el tema:

• La nueva correspondencia privada y comercial. De Vicchi,

• Comunicación y archivo de la información y operatoria de

teclados. Santillana.

• Comunicación y archivo de la información. Operatoria de teclados,

Editex.

– Otros materiales o medios:

• Máquina escribir eléctrica-electrónica,

• Ordenador,

• Fax.

• Modem.

• Pizarra, tizas blancas y de colores/ rotuladores/ cartulinas …

• Retroproyector.

Criterios de evaluación

Se valorarán los siguientes indicadores respecto de las capacidades:

• El aprecio de la importancia que tienen los medios y equipos de comunicación dentro del mundo empresarial.

• Descripción de las funciones/ de cada uno de ellos, para la elaboración y transmisión de documentación.

• Facilidad de manejo de los equipos de oficina habituales y velocidad de proceso.

• Valoración de la importancia de la organización de la correspondencia para la buena marcha de las tareas administrativas.

• Apreciación de la importancia de la coordinación de diferentes funciones y tareas.

• Desarrollo del sentimiento de satisfacción por el trabajo bien hecho, así como del espíritu de trabajo en equipo.

Sobre las capacidades específicas, se tendrá en cuenta:

• Explicación del funcionamiento de los medios y sistemas de comunicación.

• Correcta realización de comunicaciones escritas utilizando sistemas informáticos.

• Presentación de los sistemas de circulación intensa definidos en la actividad de enseñanza-aprendizaje argumentando la justificaciones de las soluciones adoptadas.